1. Đối với hệ điều hành macOS (Hợp pháp mặc định)

Khác với Windows (thường phải mua key rời hoặc có tem OEM), macOS là hệ điều hành miễn phí đi liền với phần cứng của Apple.

Cần chứng minh gì không? Bạn không cần xuất trình bất kỳ hóa đơn hay giấy phép (license) riêng biệt nào cho macOS.

Lý do: Bản quyền macOS đã được tính hợp biên bên trong giá trị của chiếc máy Mac khi bạn mua. Việc bạn sở hữu phần cứng hợp pháp đồng nghĩa với việc bạn có quyền sử dụng macOS trên thiết bị đó.

2. Các phần mềm cài trên macOS (Trọng tâm kiểm tra)

Đây mới là nơi đoàn thanh tra sẽ “sờ” vào nhiều nhất. Nếu máy Mac của công ty bạn cài các phần mềm sau, bạn phải chứng minh được bản quyền:

Bộ phần mềm văn phòng: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dành cho Mac hoặc các phần mềm thay thế. Nếu dùng Office 365, bạn cần đăng nhập tài khoản doanh nghiệp hoặc xuất trình hóa đơn mua gói phần mềm này.

Phần mềm đồ họa/thiết kế: Adobe (Photoshop, Illustrator, Premiere…), AutoCAD, Sketch… Máy Mac thường được dân đồ họa sử dụng, và đây là các phần mềm có giá trị rất cao, rất dễ bị kiểm tra. Bạn phải cung cấp được hóa đơn mua, hợp đồng thuê bao (Subscription) dạng trả phí hàng tháng/năm.

Phần mềm chuyên dụng khác: Các app quản lý, font chữ có bản quyền, phần mềm kế toán… nếu có cài trên máy.

3. Bản thân chiếc máy Mac (Hóa đơn chứng từ)

Vì là tài sản của công ty, đoàn thanh tra (đặc biệt là Quản lý thị trường) có thể yêu cầu kiểm tra nguồn gốc xuất xứ của máy:

Máy đứng tên công ty: Phải có hóa đơn GTGT (VAT) mua máy, được hạch toán vào danh mục tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ của công ty.

Máy cá nhân của nhân viên (BYOD – Bring Your Own Device): Nếu nhân viên tự mang laptop đi làm, công ty cần có Quy chế nội bộ hoặc Hợp đồng/Thỏa thuận cho mượn/thuê thiết bị giữa công ty và nhân viên. Trong đó ghi rõ: Nhân viên tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các phần mềm cá nhân cài trên máy. Điều này giúp doanh nghiệp tách biệt trách nhiệm nếu nhân viên tự ý cài phần mềm crack (lậu).

4. Tóm lại, bạn cần chuẩn bị sẵn:

Hóa đơn mua máy (nếu là máy công ty) hoặc Hợp đồng mượn/thuê máy (nếu là máy của nhân viên).

Hóa đơn, email xác nhận hoặc tài khoản quản trị chứng minh đã mua bản quyền cho các phần mềm của bên thứ ba (như Microsoft Office, Adobe…) cài trên máy Mac đó.

Tuyệt đối gỡ bỏ hoàn toàn các phần mềm crack/lậu (đã bẻ khóa bằng phần mềm bên ngoài) trước khi đoàn kiểm tra vào việc.